Sponssipolun blogisarja
Edellisessä osassa rakensimme sponsorikandidaattilistaa ja siirsimme huomion pois kysymyksestä:
“Millä yrityksellä olisi rahaa sponsoroida minua?”
Paljon hyödyllisempi kysymys oli:
“Minkä yrityksen kanssa yhteistyössä voisi oikeasti olla järkeä?”
Kun sopivia yrityksiä alkaa löytyä, seuraava vaihe tuntuu monesta kaikkein vaikeimmalta.
Yritykselle pitäisi ottaa yhteyttä.
Mitä pitäisi kirjoittaa? Kuinka pitkä viestin pitäisi olla? Pitäisikö kertoa heti sponsorisummaa koskevasta toiveesta? Entä pitäisikö mukaan lähettää valmis sponsoripaketti?
Paine helpottaa huomattavasti, kun ensimmäisen yhteydenoton tavoite ymmärretään oikein.
Ensimmäisen sponsoriviestin tavoite ei yleensä ole saada sopimusta. Sen tavoite on avata keskustelu.
Älä yritä ratkaista koko sponsorointia yhdessä viestissä
Ensimmäiseen viestiin yritetään helposti mahduttaa kaikki:
- kuka olen
- mitä lajia harrastan
- saavutukseni
- tavoitteeni
- kauden kilpailut
- seuraajamääräni
- yhteistyömahdollisuudet
- vastikkeet
- sponsoripaketit
- hinnat
- kauden budjetti
- linkit
- kuvat
- liitteet
Ajatus on ymmärrettävä.
Kun yrityksen huomio on kerran saatu, tekisi mieli kertoa kaikki mahdollinen.
Lopputuloksena voi kuitenkin olla viesti, jonka vastaanottaminen vaatii yritykseltä paljon aikaa juuri siinä vaiheessa, kun kiinnostusta ei ole vielä syntynyt.
Ensimmäisen viestin ei tarvitse ratkaista kaikkea.
Sen pitäisi saada vastaanottaja ajattelemaan:
“Tässä voisi olla meille jotain kiinnostavaa. Tästä voisi keskustella lisää.”
Se on jo onnistunut ensimmäinen askel.
Yritykselle tulee paljon viestejä
Kuvittele hetkeksi tilanne yrityksen puolelta.
Markkinoinnista vastaavan henkilön sähköpostissa voi olla saman päivän aikana:
- asiakasviestejä
- sisäisiä kysymyksiä
- kampanjoihin liittyviä asioita
- myyntiviestejä
- tapahtumakutsuja
- yhteistyöehdotuksia
- sponsorointipyyntöjä
Sinun viestisi kilpailee huomiosta kaikkien näiden kanssa.
Siksi ensimmäisen viestin kannattaa olla helppo ymmärtää.
Vastaanottajan pitäisi nopeasti hahmottaa:
- kuka olet
- miksi otat yhteyttä juuri tähän yritykseen
- mikä mahdollinen yhteys teidän välillänne on
- mitä ehdotat seuraavaksi
Jos nämä asiat löytyvät viestistä helposti, yrityksen ei tarvitse tehdä koko ajattelutyötä puolestasi.
Aloita siitä, miksi juuri tämä yritys
Edellisessä osassa käytimme paljon aikaa sopivien yritysten etsimiseen.
Nyt siitä työstä saadaan ensimmäinen hyöty.
Hyvässä yhteydenotossa pitäisi näkyä, ettei yrityksen nimeä ole vain kopioitu samaan viestipohjaan sadan muun yrityksen tilalle.
Vertaa kahta aloitusta.
Yleinen aloitus
“Hei! Olen tavoitteellinen nuori urheilija ja etsin sponsoreita tulevalle kaudelle.”
Tämä voisi olla lähetetty lähes mille yritykselle tahansa.
Kohdennettu aloitus
“Hei! Olen Hämeenlinnassa kilpaileva nuori motocross-kuljettaja. Huomasin, että yrityksenne toimii vahvasti paikallisten autoilu- ja huoltopalvelujen parissa, joten ajattelin kysyä, voisiko toiminnassamme olla pohjaa yhteistyölle.”
Jälkimmäinenkään ei vielä takaa kiinnostusta.
Mutta se vastaa heti tärkeään kysymykseen:
Miksi viesti tuli juuri meille?
Tämä tekee yhteydenotosta uskottavamman.
Esittele itsesi lyhyesti
Yrityksen pitää tietenkin ymmärtää, kuka olet.
Mutta ensimmäiseen viestiin ei yleensä tarvita koko urheiluhistoriaa.
Usein muutama asia riittää:
- nimi
- laji
- kilpailu- tai harrastustaso
- paikkakunta tai muu relevantti yhteys
- yksi olennainen tavoite tai erityispiirre
Esimerkiksi:
“Olen 17-vuotias kartingkuljettaja Tampereelta ja kilpailen tällä kaudella kansallisessa sarjassa. Tavoitteeni on edetä seuraavien vuosien aikana kansainvälisiin kilpailuihin.”
Yritys saa riittävästi kontekstia ymmärtääkseen, kenestä on kyse.
Lisätiedot voidaan antaa profiilissa, verkkosivulla tai myöhemmässä keskustelussa.
Kerro yhteisestä mahdollisuudesta, älä vain omasta tarpeestasi
Kolmannessa blogisarjan osassa käsittelimme sitä, miksi “tarvitsen rahaa” ei vielä ole sponsorointiehdotus.
Sama periaate on erityisen tärkeä ensimmäisessä viestissä.
Jos yhteydenotto keskittyy vain urheilijan tarpeeseen, yritykselle jää edelleen avoimeksi kysymys:
“Miksi tämä kuuluisi meille?”
Siksi viestissä kannattaa sanoittaa ainakin alustavasti, millainen yhteinen mahdollisuus voisi olla.
Esimerkiksi:
“Uskon, että voisimme rakentaa yhteistyötä erityisesti kilpailuihin valmistautumisen ja kaluston huollon ympärille. Se olisi luonteva tapa tuoda yrityksenne osaamista esiin omalle lajiyhteisölleni.”
Tämä ei vielä ole valmis yhteistyösuunnitelma.
Se on keskustelunavaus.
Yritys näkee, että olet miettinyt myös sen näkökulmaa.
Yhteistyöidean ei tarvitse olla valmis paketti
Moni jää jumiin ennen ensimmäistä yhteydenottoa, koska yhteistyöehdotuksesta yritetään tehdä täydellinen.
Mitä kaikkea pitäisi luvata?
Paljonko pitäisi pyytää?
Kuinka monta julkaisua?
Mitä paketteja pitäisi olla?
Ensimmäisessä viestissä näitä ei aina tarvitse ratkaista.
Usein riittää yksi uskottava ajatus siitä, mitä yhteistyö voisi olla.
Esimerkiksi:
- sisältöyhteistyö kilpailukauden ympärillä
- paikallinen tapahtuma
- tuotteen käyttäminen urheilijan arjessa
- yrityksen henkilöstölle järjestettävä lajikokeilu
- yhteistyö yhden kilpailun tai tapahtuman ympärillä
- pidemmän urheilijatarinan rakentaminen yhdessä
Idean tehtävä on tehdä yhteistyöstä konkreettisempaa.
Sitä voidaan muuttaa keskustelun aikana.
Itse asiassa hyvä yhteistyö syntyy usein juuri siitä, että molemmat osapuolet pääsevät vaikuttamaan sen sisältöön.
Älä aloita hinnastosta
Rahasta pitää sponsoroinnissa pystyä puhumaan.
Mutta ensimmäisen kylmän yhteydenoton ei välttämättä tarvitse alkaa euroista.
Jos viesti kuuluu:
“Tarjoan pääsponsoripakettia 5 000 eurolla, kultapakettia 2 500 eurolla ja hopeapakettia 1 000 eurolla.”
yritykselle esitetään heti ostettavia vaihtoehtoja ennen kuin tiedetään, onko yhteistyössä sille mitään kiinnostavaa.
Joissakin tilanteissa valmis paketti voi toimia.
Mutta etenkin ensimmäisiä yhteistyökumppaneita etsivälle urheilijalle joustavampi lähestyminen voi olla parempi.
Ensin kannattaa selvittää:
- kiinnostaisiko yritystä yhteistyö ylipäätään
- mitä yritys tavoittelee
- millainen yhteistyö sille voisi sopia
- kuinka laajasta kokonaisuudesta kannattaa keskustella
Sen jälkeen myös rahallisesta tai muusta panostuksesta voidaan puhua paljon perustellummin.
Ensimmäisen viestin lopussa pitää olla helppo seuraava askel
Yksi yleinen ongelma sponsoriviesteissä on, että vastaanottaja ei tiedä, mitä hänen pitäisi tehdä seuraavaksi.
Viestin lopussa saatetaan sanoa:
“Toivottavasti kiinnostuitte yhteistyöstä.”
Mutta mitä yrityksen pitäisi vastata?
Parempi tapa on ehdottaa yhtä pientä ja selkeää seuraavaa askelta.
Esimerkiksi:
“Jos ajatus kuulostaa mahdolliselta, keskustelisin mielelläni 15 minuuttia siitä, voisiko yhteistyölle löytyä yrityksenne näkökulmasta sopiva muoto.”
Tai:
“Voinko lähettää teille lyhyen yhteistyöidean tarkemmin tutustuttavaksi?”
Tai:
“Sopisiko lyhyt puhelu ensi viikolla?”
Ensimmäisen askeleen pitäisi olla kevyt.
Yrityksen ei tarvitse vielä hyväksyä sponsorointia.
Sen tarvitsee vain päättää, kannattaako keskustelua jatkaa.
Linkki profiiliin voi olla parempi kuin raskas liitepaketti
Ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä yritys tarvitsee usein mahdollisuuden tutustua urheilijaan tarkemmin.
Tähän voi käyttää esimerkiksi julkista urheilijaprofiilia.
Hyvä profiili antaa yritykselle yhdestä paikasta lisätietoa:
- urheilijasta
- tavoitteista
- tarinasta
- arvoista
- saavutuksista
- sosiaalisen median kanavista
- yleisöstä
- yhteistyömahdollisuuksista
Tällöin kaikkea ei tarvitse kirjoittaa sähköpostiin.
Viestissä voi sanoa esimerkiksi:
“Lisätietoa minusta ja urheilustani löytyy profiilistani: [linkki].”
Vastaanottaja voi tutustua siihen silloin, kun hänelle sopii.
Ensimmäisen viestin tarkoituksena on herättää riittävä kiinnostus klikkaamaan linkkiä tai vastaamaan.
Millainen hyvä ensimmäinen sponsoriviesti voisi olla?
Yksinkertainen rakenne voi olla tämä:
1. Henkilökohtainen aloitus
Miksi otat yhteyttä juuri tähän yritykseen?
2. Lyhyt esittely
Kuka olet ja mitä teet?
3. Yhteys yritykseen
Miksi ajattelet, että yrityksen ja sinun välilläsi voisi olla sopivuutta?
4. Alustava yhteistyöidea
Mitä voisitte mahdollisesti tehdä yhdessä?
5. Kevyt seuraava askel
Mitä toivot yrityksen tekevän nyt?
6. Lisätietolinkki
Mistä yritys voi halutessaan tutustua sinuun tarkemmin?
Siinä voi olla koko ensimmäisen viestin runko.
Esimerkki ensimmäisestä yhteydenotosta
Kuvitellaan paikallinen nuori maastopyöräilijä, joka on tunnistanut alueellaan toimivan pyörähuollon sopivaksi yhteistyökandidaatiksi.
Viesti voisi näyttää esimerkiksi tältä:
Hei,
olen 18-vuotias maastopyöräilijä Jyväskylästä ja kilpailen tällä kaudella kansallisissa kilpailuissa. Olen käyttänyt yrityksenne huoltopalveluita ja huomannut myös, että olette aktiivisesti mukana paikallisessa pyöräilyssä.
Ajattelin kysyä, voisiko toimintamme välillä olla pohjaa pienelle yhteistyölle. Yksi mahdollinen idea voisi liittyä kilpailukauden valmistautumiseen ja pyörän huoltoon, josta voisin tuottaa sisältöä omiin kanaviini ja tuoda samalla esiin yrityksenne osaamista paikalliselle pyöräily-yleisölle.
Jos ajatus vaikuttaa kiinnostavalta, keskustelisin mielelläni lyhyesti siitä, voisiko yhteistyölle löytyä teille sopiva muoto.
Lisätietoa minusta ja urheilustani: [profiilin osoite]
Viestissä ei ole vielä:
- tarkkaa hintaa
- valmista sponsoripakettia
- pitkää saavutusten listaa
- kymmentä vastiketta
- sopimusehdotusta
Silti vastaanottaja ymmärtää:
- kuka ottaa yhteyttä
- miksi juuri hänelle
- mistä yhteistyössä voisi olla kyse
- mitä seuraavaksi ehdotetaan
Se riittää ensimmäiseksi askeleeksi.
Entä jos tunnet yrityksen tai yhteyshenkilön jo ennestään?
Kaikki yhteydenotot eivät ole kylmiä sähköposteja.
Jos tunnet yrittäjän, markkinointipäällikön tai muun henkilön ennestään, lähestyminen voi olla paljon luonnollisempi.
Voit esimerkiksi sanoa:
“Olen alkanut rakentaa ensi kauden yritysyhteistyötä ja mietin, että meidän tekemisessämme voisi olla jotain yhteistä. Voisinko kertoa ajatuksesta joskus lyhyesti?”
Jos joku verkostossasi tuntee yrityksen oikean henkilön, voit myös pyytää esittelyä.
Esimerkiksi:
“Voisitko yhdistää minut yrityksenne markkinoinnista vastaavaan henkilöön? Minulla olisi yksi urheiluyhteistyöhön liittyvä idea, jonka haluaisin esitellä.”
Tavoite on edelleen sama.
Ei sopimus.
Keskustelu.
Älä lähetä täysin samaa viestiä kaikille
Hyvä yhteydenottopohja säästää aikaa.
Sitä kannattaa käyttää.
Mutta pohja ja massaviesti ovat eri asioita.
Voit pitää samana esimerkiksi:
- oman lyhyen esittelysi
- profiililinkin
- viestin perusrakenteen
- allekirjoituksen
Yrityskohtaisesti pitäisi kuitenkin muuttua ainakin:
- miksi lähestyt juuri tätä yritystä
- mikä yhteys teillä on
- millainen yhteistyöidea voisi sopia juuri sille
Jos poistat viestistä yrityksen nimen ja sama teksti sopii sellaisenaan mille tahansa yritykselle, personointia kannattaa vielä parantaa.
Ensimmäisen viestin ei tarvitse olla täydellinen
Sponsorointiin liittyvä yhteydenotto voi tuntua suurelta asialta.
Erityisesti ensimmäisellä kerralla.
Silloin viestiä voi hioa loputtomasti.
On kuitenkin hyvä muistaa, ettei täydellistä sponsoriviestiä ole olemassa.
Vaikka viesti olisi hyvä:
- yrityksellä ei ehkä ole budjettia
- ajoitus voi olla väärä
- vastaanottaja voi olla kiireinen
- yhteistyö ei ehkä sovi yrityksen tavoitteisiin
- viesti voi jäädä muun sähköpostin alle
Siksi ensimmäisen yhteydenoton onnistumista ei kannata mitata vain sillä, syntyykö siitä heti yhteistyötä.
Hyvä ensimmäinen tavoite on yksinkertaisempi:
Sainko avattua mahdollisuuden keskustelulle?
Pieni tehtävä: kirjoita yksi oikeasti kohdennettu viesti
Valitse edellisessä osassa tekemästäsi sponsorikandidaattilistasta yksi A-ryhmän yritys.
Kirjoita sille ensimmäinen viesti.
Pidä viesti mieluiten niin lyhyenä, että vastaanottaja pystyy hahmottamaan sen nopeasti.
Tarkista ennen lähettämistä nämä viisi asiaa:
- Selviääkö viestistä nopeasti, kuka olen?
- Selviääkö, miksi otan yhteyttä juuri tähän yritykseen?
- Onko mukana ainakin yksi yritykselle relevantti yhteistyöajatus?
- Onko seuraava askel pieni ja selkeä?
- Voinko poistaa viestistä jotain ilman, että sen ydin kärsii?
Jos vastaukset ovat kyllä, viesti alkaa olla valmis.
Sen jälkeen vaikein askel voi olla yksinkertaisesti painaa lähetä.
Ensimmäinen viesti avaa keskustelun.
Mutta mitä jos yritys ei vastaa?
Tämä kysymys tulee lähes varmasti vastaan.
Hyväkin viesti voi jäädä ilman vastausta.
Se ei automaattisesti tarkoita, että:
- viesti oli huono
- yritys ei pitänyt sinusta
- sponsorointi ei sovi sinulle
- sinun pitäisi lopettaa
Vastaamattomuudelle voi olla monta syytä.
Ja juuri siksi sponsorointia ei kannata rakentaa yhden viestin tai yhden yrityksen varaan.
Seuraavassa osassa käsittelemme sitä, mitä tehdä silloin, kun vastausta ei kuulu.
Sponssipolku on maksuton matka sponsoroinnin perusteisiin ja vaiheittaiseen tekemiseen. Voit tutustua siihen ilman sitoutumista.
Tutustu maksuttomaan Sponssipolkuun
Jatka aiheesta: Miksi sponsoriviestiin ei vastata?
